Cada país participante está representado por una sola institución, la cual puede ser el organismo nacional de ciencia y tecnología, una universidad, una biblioteca nacional, un instituto de información científica, o alguna otra institución que desarrolle actividades pertinentes al Sistema y esté interesada en asociarse a él.

Las instituciones interesadas pueden comunicarse directamente con la coordinación general del Sistema a través del correo electrónico latindex@servidor.unam.mx

No es necesaria la firma de un convenio o acuerdo entre las partes. Solamente se requiere una carta de intención de incorporación, firmada por una autoridad de la institución interesada, la cual debe ser enviada a la coordinación general, cuya dirección aparece en este mismo sitio web bajo la opción Organización – Coordinadores.

En respuesta, la coordinación general enviará una carta de aceptación, así como las instrucciones para incorporarse a los trabajos de compilación de los diversos productos de información de LATINDEX. Es importante que la institución cuente con la competencia y los recursos mínimos necesarios para realizar estos trabajos de compilación y para mantener las bases de datos debidamente actualizadas.